Har du fått midler fra Kreftforeningen til ditt forskningsprosjekt er det noen viktige ting du må huske på angående kontrakt, fakturering, utbetalinger og rapportering.
Kontrakt
Prosjektkontrakten beskriver vilkårene for bruken av forskningsmidler, og hvilke rettigheter og plikter partene har i gjennomføringen av prosjektet.
Tildelingen og kontrakten må aksepteres av administrativt ansvarlig innen 14 dager i SøknadsWeb.
Samarbeidsavtaler
Dere må skaffe samarbeidsavtaler med alle eksterne samarbeidspartnere oppført i søknadsskjemaet. Dere trenger kun å oppgi én samarbeidsavtale per ekstern institusjon. Samarbeidsavtaler leveres inn gjennom SøknadsWeb. Merk at samarbeidsavtaler må foreligge før utbetaling av midler fra Kreftforeningen kan skje.
Utbetalinger
Prosjektmidler utbetales på grunnlag av fakturering fra prosjekteier til Kreftforeningen. Dere må fakturere i henhold til budsjett, etterskuddsvis, kvartalsvis, halvårlig eller årlig. Dersom dere velger å fakturere på årsbasis, må det faktureres etterskuddsvis for hele året med fakturadato i inneværende år/desember. Prosjekteier skal fakturere i henhold til budsjett. Det vil si at dere skal fakturere i henhold til tildelt beløp og ikke etter faktisk påløpte kostnader.
Slik sender du faktura
Fakturaer i EHF-format sendes til 951 812 528. Dersom dere ikke benytter EHF, skal faktura sendes i PDF-format på e-post til 951812528@semine.net.
- Fakturaen skal inneholde prosjektkontraktnummer.
- Samlefaktura for flere prosjekter godtas dersom hvert prosjekt er spesifisert med prosjektnummer fra kontrakt og tilsvarende beløp.
- Minimum 14 dager betalingsfrist fra fakturadato.
Merk at det kreves innlevering av samarbeidsavtaler før utbetaling av midler. Avtalene skal sendes inn gjennom SøknadsWeb.
Søk om prosjektendring umiddelbart når:
- det er en endring i stillingstype
- det er en endring i stillinger som påvirker prosjektperioden (for eksempel foreldrepermisjon / sykemelding / skifte av kandidat / redusert stilling og så videre).
- det er skifte av prosjekteier, administrativt ansvarlig, prosjektleder, prosjektpartner og/eller plan for brukermedvirkning. Skifte av prosjekteier krever oppdatering av prosjektkontrakt.
- det er justeringer i fremdriftsplanen. Prosjektet skal utføres i henhold til kontrakten. Kreftforeningen kan likevel vurdere å godkjenne små justeringer, så lenge det opprinnelige formålet med prosjektet opprettholdes.
- det er utgifter som må omdisponeres fra en budsjettpost til en annen. Det er ikke nødvendig å søke om prosjektendring ved overføring av midler fra ett år til et annet.
Prosjektendringssøknader vurderes kun gjennom SøknadsWeb
Søknadene behandles administrativt og vil ikke bli fagfellevurdert.
Saksbehandlingstiden er normalt 3 uker. Prosjektleder og administrativt ansvarlig mottar en e-post når søknaden er behandlet.
Prosjektrapportering
Det skal årlig sendes inn en framdriftsrapport. Kreftforeningen informerer prosjektleder og administrativt ansvarlig, per e-post, når den årlige rapporten skal fylles ut. Dette skjer normalt i perioden februar til april. Sluttrapportering sendes ut fortløpende og inneholder andre spørsmål enn framdriftsrapporten.
Frist for innlevering av rapporter er 3-4 uker, og må sendes inn gjennom SøknadsWeb.