Refusjonsordningen skal sikre Kreftforeningens frivillige likebehandling, og bidra til tydelige og forutsigbare rammer for deres engasjement. Unntak gjøres kun etter avtale.
Utarbeidet av: Seksjon økonomi og HR
Gjelder for: Frivillige i Kreftforeningen
Dato: 10.02.2021
Godkjent av: Anne Cecilie Graver Bjelke
Generelle retningslinjer
Kreftforeningen refunderer utgifter på følgende områder:
Generelle utlegg
- Kreftforeningen dekker utgifter til tilbud der det ikke foreligger en ordning med kjøpekort. Utgifter dekkes mot kvittering.
Reise
- Kreftforeningen dekker utgifter til reiser til og fra regionale og nasjonale møter og samlinger. Vi dekker også reiseutgifter der aktiviteten krever reisevirksomhet. Kreftforeningen dekker kun billigste reisevei. Ved kjøregodtgjørelse gjelder statens satser.
Tapt arbeidsfortjeneste
- Kreftforeningen dekker tapt arbeidsfortjeneste for frivillige som må delta på nasjonale møter/samlinger og som må gjennomføres i normal arbeidstid. Refusjon gis ved dokumentasjon fra arbeidsgiver.
Alle frivillige har en kontaktperson i Kreftforeningen, som kan være en ansatt eller frivillig gruppeleder. Kontaktpersonen har ansvar for å gjøre gjeldende retningslinje og rutine kjent for frivillige, tilgjengeliggjøre skjema for refusjon (ligger i Frivillighetsportalen) og sørge for at korrekt informasjon er fylt ut. Den frivillige er ansvarlig for å sende inn skjema for refusjon.
Ansvarlig ansatt i Kreftforeningen attesterer for refusjonen og distriktssjef anviser for refusjonen.
Rutinen
- Frivillige legger inn sitt fødselsnummer (11 siffer) på Min side i Frivillighetsportalen.
- Frivillige fyller ut gjeldende skjema for refusjon: Skjema for refusjon av utlegg for frivillige(XLSX) Skjemaet ligger også tilgjengelig under dokumenter i Frivillighetsportalen.
- Kvitteringer (og evt. spesifisering av lange reiseruter) legges ved på eget ark. MERK! Husk å oppgi navn på kontaktperson.
- Skjemaet attesteres av ansvarlig ansatt i Kreftforeningen og anvises av distriktssjef.
- Ferdig attestert og anvist skjema sendes Kreftforeningen sentralt.
- Seksjon økonomi utbetaler refundert beløp til oppgitt konto innen to uker etter mottatt skjema.