Avklaringssamtale med nye frivillige

Hva er henskten med samtalen?

• Forventningsavklaringer for begge parter
• Tydeliggjøre roller og oppgaver
• Bli kjent med motivasjon og egenskaper hos den frivilige

Presenter hensikten med samtalen

Hensikten med denne samtalen er at den som har meldt sin interesse som frivillig skal introduseres for aktiviteten, oppgavene og de praktiske rammene. Vedkommende skal også presenteres for hvilke forventninger som stilles til de frivillige.

Samtidig skal du som gruppeleder bli litt kjent med den nye frivillige, og gjøre deg opp en formening om vedkommende vil egne seg / passe som frivillig i din aktivitet.

Fortell gjerne at det ikke er noen selvfølge at alle som melder seg som frivillige blir med videre, slik at vedkommende er klar over dette utgangspunktet.

Dersom du etter samtalen ser at dette er en person som ikke passer til eller er klar for din aktivitet eller ditt team, så står du fritt til å takke nei / avvise den frivillige. Hvis du tenker at den frivillige passer bedre i en annen aktivitet som tilbys lokalt, så ta kontakt med din kontaktperson i Kreftforeningen som tar det videre.

Husk at du alltid kan ta kontakt med din kontaktperson i Kreftforeningen for råd og veiledning hvis du er usikker.

Presenter aktiviteten / tilbudet

Presenter aktiviteten / tilbudet kort for den nye frivillige. De konkrete oppgavene kommer du tilbake til litt senere i samtalen.

• Beskrivelse av aktiviteten / tilbudet. Målgruppe og hensikt.
• Rammer. Tidspunkt. Sted. Hyppighet.
• Lokal status. Størrelse på teamet. Gruppelederfunksjonen.
• Annet?

Husk åpne og veiledende spørsmål, og oppfølgingsspørsmål om noe er uklart.

Forslag til snakkepunkter

Videre finner forslag til spørsmål og snakkepunkter knyttet til Bakgrunn, motivasjon, krefterfaring, oppgaver, team, forventninger, avslutning av samtalen. Velg de som passer for deg, og putt gjerne inn andre spørsmål i tillegg eller i stedet. Lykke til med samtalen.

Bakgrunn, motivasjon og krefterfaring

Hensikten her er å bli litt kjent med den frivillige; hva slags bakgrunn og erfaring vedkommende har, og hva motivasjonen er for å melde seg som frivillig til akkurat denne aktiviteten.

Det er ingen krav at man har egen erfaring med kreft for å være frivillig i Kreftforeningen. Men det er likevel et relevant tema å komme inn på, da dette er en viktig motivasjonsfaktor for svært mange.

Det er viktig for oss å vite at man som frivillig har et avklart forhold til eventuell egen historie eller erfaring med kreft. Som frivillig må du være komfortabel med å være der for andre uten forventning om at egne opplevelser vies tid.

Forslag til spørsmål

• Kan du fortelle kort om deg selv? (bakgrunn, erfaring, interesser)
• Hva fikk deg til å melde deg på akkurat denne aktiviteten?
• Har du noen erfaringer med kreft?
• Hva gjør du når du trenger hjelp?
• Hva motiveres du av?
• Hvordan vil du kunne bidra til aktiviteten og oppgavene som du nå har hørt om?
• Hvilke oppgaver synes du høres mest givende ut?
• Er det eventuelt noen av oppgavene som ikke passer så godt for deg, eller som du vil trenge støtte til?

Oppgaver

Presenter oppgavene den frivillige skal løse.

Ha med rolle- og oppgavebeskrivelse for frivillige for din aktivitet. Se gjerne på denne sammen, og gi et eksemplar til den nye frivillige.

Team

Som frivillig i Kreftforeningen blir man del av et team med andre frivillige i samme aktivitet. Noen aktiviteter forholder seg til resten av teamet regelmessig på aktiviteten, mens andre har mer 1-1-frivillighet i selve aktiviteten, og møter teamet primært i sosiale settinger.

Hvert team følges opp av frivillige gruppeledere. Du som gruppeleder (eller evt. en annen gruppeleder) blir kontaktperson for den nye frivillige.

• Forklar hvordan dette er hos dere.
• Presenter teamet du er gruppeleder for, og hvordan dere samhandler.
• Forklar hvem som evt. blir kontaktperson for den nye frivillige, og hvordan den frivillige
  kommer til å bli fulgt opp

Forslag til spørsmål

• Hvordan samarbeider du med andre?
• Hva slags rolle har du i et team?
• Hva er dine styrker og bidrag inn i teamet?
• Hva er din erfaring med konflikter?
• Hva er viktig for å forebygge konflikter i teamet?

Presentere forventninger

Som frivillig i Kreftforeningen er man en ambassadør for kreftsaken og Kreftforeningens ansikt utad. Vi treffer mange mennesker, og noen ganger er disse menneskene i en sårbar situasjon. Det er derfor viktig at vi er til å stole på. Vi holder avtaler som inngås, og sier alltid ifra dersom vi av ulike grunner blir forhindret. Alle frivillige skriver under på en taushetserklæring når man registrerer seg som frivillig.

Det er også en forventing at vi aldri bruker snus eller røyker når vi deltar i aktiviteter i regi av Kreftforeningen.

Som frivillig får du god og nok opplæring, slik at du skal føle deg trygg i rollen som frivillig

• Fortell gjerne litt om forventninger knyttet til aktiviteten hos dere – f.eks. hvor ofte / mye den frivillige bør kunne bidra i løpet av en måned.
• Fortell om opplæringsløpet hos dere (f.eks. e-læringsbolkene, og dato for neste kurs (digitalt eller fysisk).

Forslag til spørsmål

• Hva tenker du når du hører om forventningene vi har?
• Hva gjør du hvis du blir forhindret i å komme?
• Hvilke verdier er viktigst for deg?
• Hva har du nulltoleranse for?
• Hva gjør du hvis du blir forhindret i å komme?

Avslutningsspørsmål

• Hvis du blir med som frivillig, hva gleder du deg mest til?
• Er det noe du tenker kan bli utfordrende ved å være frivillig i Kreftforeningen?
• Er det noe du ønsker å tilføye?
• Har du noen spørsmål?
• Har du mer eller mindre lyst til å bli frivillig etter det du har hørt i dag?
• Er det ting du forventet å bli spurt om, som du føler at mangler?

Avslutning

Avslutningsvis forteller du hva som kommer til å skje etter denne samtalen.

• Tilbakemelding innen når?
• Er det du eller den nye frivillige som skal ta kontakt?
• Plan for opplæring?
• Evt. når oppmøte aktivitet?
• Har dere fadderordning?
• Skal vedkommende fylle ut registreringsskjema?
• Annet.

Huskeregler

• Gi respons innen rimelig tid etter denne samtalen, hvis dere ikke lander en konkret avtale her og nå.
• Takke for engasjementet og tiden som har blitt brukt til nå.

Har den frivillige fylt ut registreringsskjema? Hvis ikke – send lenken i etterkant av samtalen, hvis vedkommende skal være med videre. Det er her de får tilsendt samarbeidsavtale og taushetserklæring, som det er viktig de leser godt gjennom.